الرئيسية›الأدلة›الموردون والمشتريات

ثلاثة أشياء تشتريها، ولماذا تختلف في سلوكها

تشتري منطقة اللعب بثلاثة إيقاعات مختلفة تمامًا، والتعامل معها كلها بالطريقة نفسها هو ما يجعل المشتريات تبدو فوضى.

المستهلكات تتحرك باستمرار: مخزون المقهى، وجوارب منع الانزلاق، ومواد الأشغال اليدوية، ومستلزمات التنظيف، وأكياس الحفلات. قيمة كل قطعة قليلة وحجمها كبير، وتنفد في أزحم يوم لا في أهدأ يوم. هذه تحتاج إلى حدود لإعادة الطلب، لا إلى قرارات.

المعدات وقطع الغيار تتحرك نادرًا وتكلّف كثيرًا: الشباك، وأشكال الإسفنج، والحشوات، وأغطية اللعب الناعم، وقطع ألعاب الأركيد، وأسطح الترامبولين. مدة توريدها أسابيع، والتي تحتاجها بشكل عاجل هي التي رسبت في فحص السلامة هذا الصباح.

الخدمات تتكرر بعقد: التنظيف والنفايات ومكافحة الآفات وفحص المعدات والصيانة. لا يصل شيء يُسلَّم، فلا شيء يدفعك إلى مراجعة الفاتورة، ولهذا بالضبط ترتفع فواتير الخدمات دون أن يلاحظ أحد.

ما الذي يجب أن يحتويه سجل المورّد

رقم هاتف في جهات اتصال أحدهم ليس سجل مورّد. النسخة المفيدة تضم الاسم التجاري والشخص الذي تتواصل معه فعلًا، وشروط الدفع المتفق عليها، ورقم التسجيل الضريبي الذي ستحتاجه في الفاتورة، ومدة التوريد المعتادة، وأي حد أدنى للطلب، وما يورّده فعلًا. ومدة التوريد هي الحقل الذي يُترك فارغًا في أغلب الأحيان، وهي التي تحدد هل تعيد الطلب في الوقت المناسب.

احتفظ بسجل واحد لكل مورّد على مستوى النشاط كله، لا سجل لكل فرع. الشروط تُفاوَض مرة واحدة، وكل موقع يجب أن يشتري بها.

اطلب قبل أن تصل البضاعة

أمر الشراء ليس بيروقراطية. إنه السعر المتفق عليه كتابةً قبل أن تصل البضاعة إلى صالتك.

بدونه يكون أول سعر مكتوب هو الفاتورة، أي أن المورّد يحدد السعر بعد أن قبلت التسليم، ولا خيار أمامك سوى أن تدفع أو تبدأ جدالًا لا دليل لديك فيه. ومعه يصبح تغيّر السعر سؤالًا على المورّد أن يجيب عنه.

في الطلب الأسبوعي الثابت للمقهى يكفي ترتيب متكرر بسيط. وكل ما يصل على منصّة نقل أو يحمل شهادة سلامة فاكتبه في كل مرة.

الاستلام: سجّل ما وصل فعلًا

هذه الخطوة التي تتجاوزها معظم المنشآت، وهي التي تُبقي المخزون صادقًا.

استلم مقابل الأمر لا مقابل الفاتورة، وسجّل الكمية التي عددتها لا الكمية المكتوبة في الأوراق. التسليمات تصل ناقصة. والكراتين تصل تالفة. ونصف الطلب يصل الثلاثاء والباقي في الأسبوع التالي. وإذا استلمت الطلب كاملًا لأن الإشعار يقول ذلك، صار رقم مخزونك خاطئًا، ويبقى خاطئًا حتى يعدّ أحد الرف ولا يجد تفسيرًا للفجوة.

اترك النقص مفتوحًا على المورّد. الطلب الذي ما زال جزء منه معلقًا مطالبة؛ والطلب الذي أُغلق كاملًا خسارة لم تلاحظها بعد.

الفاتورة، والمطابقة التي تحميك

ينبغي أن تتفق ثلاث وثائق: ما طلبته، وما وصل، وما حوسبت عليه. ومقارنة الثلاث بعضها ببعض تسمى المطابقة الثلاثية، وهي أنفع رقابة تستطيع منشأة صغيرة تطبيقها.

التسربان اللذان تكشفهما عاديان ومكلفان. الأول بضاعة وردت في الفاتورة ولم تصل، ولا يلاحظها أحد لأن من استلم البضاعة ليس من يدفع الفاتورة. والثاني سعر وحدة ارتفع بهدوء بين الأمر والفاتورة، ويمرّ كل مرة إذا كانت الفاتورة السعر الوحيد الذي تراه.

ما كلّفك المخزون فعلًا

الرقم في بند الفاتورة ليس تكلفتك.

رسوم التوصيل والمناولة وأي بند آخر في الفاتورة جزء مما كلّفتك البضاعة. والخصومات تُطرح. أما الوحدات المجانية أو الإضافية فتُحسب وحدات مستلمة، مما يخفض تكلفة كل واحدة منها.

مئة زوج جوارب بسعر 4.00 ومعها عشرة مجانية لا تعني 4.00 للزوج. أربعمئة مقسومة على مئة وعشرة تساوي 3.64، والفرق هو هامش ربحك في صنف تبيعه طوال اليوم. وتوزيع التكلفة الحقيقية على كل ما وصل هو الفرق بين هامش تثق به وهامش افترضته.

الجوارب، وأشياء أخرى تبيعها وتهديها

تستحق جوارب منع الانزلاق فقرة خاصة لأنها لا تشبه أي شيء آخر في منطقة اللعب. تشتريها بالجملة، وتبيع معظمها، وتعطي بعضها مجانًا لتهدئة شكوى، ويضيع بعضها في صندوق المفقودات، وتهدي كومة منها في كل حفلة.

إذا لم يخرج من رقم المخزون إلا المباع، ينحرف عدّك كل أسبوع وستلوم المورّد. كل ما يغادر الرف يجب أن يغادر السجل، سواء دُفع مقابله أم لا.

فروع عدة، وباب خلفي واحد

اشترِ مركزيًا حيث يمنحك الحجم سعرًا أفضل، واستلم محليًا، لأن من يقف عند الباب وحده يستطيع عدّ ما نزل من الشاحنة.

سجل مورّد واحد للمجموعة يحمل الشروط. وكل موقع يطلب ما يحتاجه عليه ويستلم ما يصله فعلًا. فيرى المكتب الرئيسي مورّدًا واحدًا وشروطًا واحدة ومركزًا واحدًا لمستحقات الموردين، بدل ثلاثة فروع تفاوض كل منها بهدوء على شروطها.

ماذا تفعل يوم الاثنين

اختر أكبر خمسة موردين لديك بحسب الإنفاق السنوي، واكتب لكل منهم قائمة الأسعار المتفق عليها وشروط الدفع ومدة التوريد. هذا وحده سيكشف سعرًا واحدًا على الأقل تدفعه ولم تتفق عليه.

ثم ابدأ تسجيل التسليمات عند وصولها لمدة شهر، معدودةً لا مفترضة. في نهايته ستعرف أي مورّد يسلّم ناقصًا، وأيهم يرفع الأسعار تدريجيًا، وكم تكلّفك مستهلكاتك فعلًا. هذا هو التمرين كله، وهو يغطي تكلفته عادةً قبل نهاية الشهر.

الأسئلة